9. SEND – Piattaforma Notifiche Digitali

La Piattaforma Notifiche Digitali (SEND) è il sistema nazionale che permette agli enti pubblici di inviare comunicazioni in modo sicuro ed efficiente, senza doversi occupare di tutte le complessità del processo di notifica.
L’ente deposita l’atto da notificare e la piattaforma gestisce sia l’invio digitale che quello analogico, riducendo tempi, costi e incertezze legate alla reperibilità dei destinatari.

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9.1. Come funziona

Il flusso di funzionamento prevede alcune fasi principali:

1. Creazione della notifica – l’ente inserisce i dati e allega i documenti (manualmente o tramite sistemi automatici).

2. Gestione dell’iter – la piattaforma protocolla l’atto e aggiorna i costi ad ogni cambio di stato.

3. Verifica e presa in carico – SEND controlla completezza e correttezza, generando attestazioni opponibili a terzi.

4. Invio – tramite canali digitali (PEC, App IO) oppure analogici (raccomandata cartacea).

5. Ricezione – il destinatario accede ai documenti online, può pagare tramite pagoPA e gestire tutto anche da App IO.

9.2. Creazione e gestione delle notifiche

Le notifiche possono essere create in più modi:

• Inserimento manuale

• Caricamento massivo tramite file Excel/ZIP

• Integrazione con sistemi esterni ( Ascot Tributi e K-Link, se attivi)

Ogni notifica può essere visualizzata, archiviata o creata tramite il pulsante Aggiungi.
È possibile anche archiviare più notifiche contemporaneamente.

9.3. I tre step di creazione

9.3.1. Informazioni preliminari

In questa pagina si inseriranno le informazioni principali della notifica, divesi campi saranno già prepopolati con i dati corretti, nel dettaglio i campi presenti sono:

• «Codice Tassonometrico», indica la tipologia di notifica che si sta inviando ed è possibile scegliere tra quelle abilitate per l’ente in fase di configurazione

• «Lingua aggiuntiva», utile per quegli enti con doppia lingua ufficiale, si ricorda che l’atto allegato deve essere anch’esso in doppia lingua

• «Oggetto» e «Descrizione» della notifica

• «Politica di addebitamento dei costi di notifica», prevede due valori, «In base al costo di consegna», dove, in caso di notifica con pagamento, è previsto che, alla creazione del pagamento, sia inserito solo il costo di quanto dovuto dal cittadino senza costi di spedizione, che verranno aggiunti automaticamente alla pagamento (f24 o PagoPA) in base alla tipologia della notifica effettuata (digitale, raccomandata A/R o Modello 890), «Tariffa fissa», dove alla creazione del pagamento dovrà essere aggiunto il costo dell’invio della notifica (es. il cittadino devo 100 per il pagamento di una multa dove si prevede che il costo di spedizione sia 10, alla creazione del pagamento si dovrà inserire 110)

• «Tipologia comunicazione fisica», in caso il cittadino non abbia un domicilio digitale, PagoPA provvederà all’invio fisico in base a quanto inserito in questo campo, quindi Raccomandata A/R o Modello 890 (Busta verde/Atti giudiziari)

• «Denominazione mittente», nome del comune, prepopolato

• «Codice fiscale del comune», prepopolato

• «Gruppo», id del gruppo della piattaforma send, prepopolato

• «IVA %», iva applicata per l’invio della notifica, prepopolato

• «Conponente PA», l’ammontare riconosciuto alla PA dal DPCM Costi fino ad un massimo di €1,00 (da 0 a 100, 100 equivale ad 1 euro), prepopolato

• «Protocollo», protocollo da utilizzare per l’invio dei dati al protocollo da piattaforma

• «Pagamento», presente solo per le tipologie di notifica che prevedono un pagamento, viene utilizzato per la creazione dei pagamenti tramite la piattaforma, mostra solo le tipologie di pagamento disponibili per la tipologia di notigica selezionata

È inoltre possibile recuperare le informazioni di protocollo, oggetto della notifica, soggetto interessato e/o allegati da un codice di protocollo.

9.3.2. Destinatari e pagamenti

In questa pagina si inseriranno le informazioni di uno o più destinatari con gli eventuali pagamenti associati ad ogni destinatario. Il destinatario può essere una persona fisica o una persona giuridica; inserendo le prime informazioni (es. nome, cognome e codice fiscale per la persona fisica) è possibile recuperare i dati del domicilio direttamente da ANPR, è inoltre possibile inserire il domicilio digitale ma non obbligatorio, in caso non venga inserito il domicilio digitale il flusso prevede di recuperare il dato da INAD, in caso sia stato dichiarto, in caso contrario si procederà con l’invio fisico È inoltre possibile inserire e/o creare due pagamenti per ogni destinatario che potranno essere avvisi PagoPA o modelli F24

9.3.3. Allegati

In questa pagina sarà possibile:

• Caricamento dell’atto firmato digitalmente in formato PAdES

• Aggiunta di file accessori

• Protocollazione automatica o manuale

• Possibilità di generare un PDF con template e parametri dinamici

• Procedere all’invio della notifica

9.4. Inserimento manuale

Per creare una singola notificha è sufficiente cliccare sul pulsanti aggiungi dalla lista delle notifiche e seguire quanto destritto alla voce «I tre step di creazione»

9.5. Inserimento massivo

Il caricamento massivo tramite ZIP prevede:

• un file pnd_upload.xlsx con colonne predefinite

• gli allegati da notificare

Durante l’upload il sistema si occuperà di:

• generare automaticamente un pagamento (se previsto)

• inviare i dati al protocollo

Sarà poi necessario procedere all’invio delle notifiche generate.

9.6. Integrazioni disponibili

SEND si integra con sistemi esterni per automatizzare i flussi:

• Ascot Tributi – importazione diretta delle notifiche con creazione automatica in SEND

• K-Link (servizi scolastici) – stesso flusso previsto per ASCOT

Per entrambi i sistemi sarà sufficiente selezionare il protocollo e la tipologia di pagamento e procedere all’invio:

• singolo, tramite l’icona della busta a lato dell’istanza che si vuole creare

• multiplo, selezionando le varie istanze che si vuole inviare (o cliccando su «Seleziona tutti» per selezionare tutti gli elementi della lista) e cliccare sul pulsante «CREA NOTIFICA»

Come per il caricamento massivo, le notifiche verranno create ma non inviate, sarà necessario procedere all’invio manuale delle notifiche dopo aver verificato che le informazioni riportate nella notifca siano quanto ci si aspetta.

9.7. Monitoraggio e statistiche

La piattaforma mette a disposizione:

• Numero di notifiche inviate negli ultimi 7 giorni

• Riepilogo degli errori

• Stato e quantità per codice tassonomia

Ogni notifica ha una timeline che mostra: destinatari, avvisi di pagamento, documenti inviati e stato della pratica (ricevuta, letta, ecc.).

9.8. FAQ principali

Cosa fare in caso di multa con due importi diversi?

Se una multa prevede due importi (ad esempio uno ridotto se pagato entro 5 giorni e uno ordinario oltre tale termine), è necessario generare due pagamenti distinti, ciascuno con la propria scadenza. Nel caso di più destinatari, occorre generare un numero di pagamenti pari a 2 × numero destinatari (vedi sezione successiva).

Cosa fare in caso di più destinatari?

Per ogni destinatario deve essere creato un pagamento separato, poiché ogni pagamento è intestato a una persona fisica o giuridica, quindi a un Codice Fiscale specifico. Se un destinatario effettua il pagamento della propria avvisatura, le altre avvisature collegate rimarranno non pagabili, in quanto risulteranno già assolte dalla notifica.

È possibile inviare una notifica senza richiedere un pagamento?

• Al passo 1, selezionare una motivazione che non preveda alcun pagamento.

• Al passo 2, non saranno presenti i dati di pagamento.

• Si potrà quindi procedere direttamente all’invio della notifica.

Come gestire gli F24 Attualmente sono possibili tre soluzioni:

1. Inviare una notifica senza richiesta di pagamento, allegando il modello F24 allo step 3.

2. Inviare una notifica con richiesta di pagamento, generando l’F24 direttamente dal sistema (o importandolo da ASCOT).

3. Inviare una notifica con richiesta di pagamento, creando un’avvisatura pagoPA e allegando l’F24 allo step 3.

N.B. È necessario richiedere l’attivazione della funzionalità tramite Ascot in modo da inviare gli F24 con attualizzazione delle spese di spedizione.

9.9. Invio tramite portale selfcare

È sempre possibile inviare notifiche manualmente accedendo al portale selfcare.notifichedigitali.it.
Dalla sezione Prodotti Attivi → SEND, l’ente può creare notifiche anche senza pagamento.

È importate ricordare che le notifiche inviate direttamente dal portale selfcare saranno visibili sempre e solo sulla piattaforma selfcare, inclusi i vari atti opponibili a terzi.

Gli step sono semplici:

1. Inserire dati di protocollo, oggetto, descrizione, tassonomia e modalità di invio.

2. Aggiungere i destinatari con dati anagrafici e indirizzi (PEC o fisico).

3. Caricare l’atto firmato e gli allegati, quindi inviare la notifica.